Làm SEO là một chuyện, quản trị đội SEO lại là một vấn đề khác. Nó khó hơn rất nhiều và đa phần người làm SEO Manager phải tốn khá nhiều thời gian, công sức mà đôi khi vẫn rất ức chế trong quá trình thực thi công việc của cả đội SEO. Vậy có các bước quản trị đội SEO dành cho SEO Manager như nào? Hãy cùng Vietads online tìm hiểu trong bài viết này.
Bước 1: Xây dựng kế hoạch SEO
Muốn một dự án SEO thành công, quản trị đội SEO đạt hiệu quả, Manager cần phải xây dựng cho mình một kế hoạch SEO tốt. Kế hoạch SEO đơn giản là gồm việc xác định mục tiêu, xây dựng các bước giải quyết để hoàn thành mục tiêu ấy. Bản kế hoạch sẽ phải dựa trên tình hình thực tế của tất cả các nguồn lực: nhân sự, tài chính, thời gian,… mà công ty, tổ chức đang có.
Kế hoạch SEO được chia thành 2 loại cơ bản sau:
1.1 Kế hoạch chiến lược
Kế hoạch chiến lược là bản kế hoạch mà các SEO Manager dùng để trình bày về hướng giải quyết mục tiêu, yêu cầu của doanh nghiệp đề ra cho đội SEO. Chúng gồm:
- Mục tiêu dự án: dựa trên mục tiêu, kế hoạch kinh doanh của công ty nói chung, bộ phận marketing nói riêng, phân bổ nhỏ hơn tới đội nhóm SEO quản lý.
- Lộ trình SEO: nhà quản lý cần nêu giai đoạn hoàn thành mục tiêu của cả đội để chủ doanh nghiệp có thể nắm bắt được thời gian hoàn thành.
- Quy trình vận hành: đây chính là phần việc bạn sẽ giao cho từng nhân sự trong nhóm, phân phối việc một cách tốt nhất tránh sự chồng chéo cũng như loại bỏ trường hợp ngồi chơi.
- Dự phòng: ngoài một phương án chính, các SEO Manager cũng cần chuẩn bị luôn phương án dự phòng cho những trường hợp xấu nhất. Khi phương án A không triển khai được sẽ sang luôn plant B.
- Ngân sách: một yếu tố quan trọng trong bản kế hoạch chiến lược mà các chủ doanh nghiệp luôn quan tâm đó chính là ngân sách. Họ bỏ tiền ra bao nhiêu, thu về được bao nhiêu là những điều bạn cần phải có câu trả lời. Một khoản ngân sách thực thi, nằm trong khả năng của doanh nghiệp với doanh thu kỳ vọng.
1.2 Kế hoạch hành động
Nếu như kế hoạch chiến lược, các SEO Manager dùng để trình bày lên cấp trên của mình thì kế hoạch hành đồng là kế hoạch mà SEO Manager truyền tải tới các nhân sự, thành viên trong đội SEO.
- Xác định mục tiêu: điểm đến cuối cùng luôn là điều bạn cần phải cho các nhân viên của mình biết. Xác định rõ, bóc tách mục tiêu chi tiết để nhân sự hiểu và thực hiện hướng tới hoàn thành mục tiêu công việc.
- Xác định chiến lược: muốn tới đích thì cần có con đường đi. Đó chính là việc cả đội cần xác định, mỗi người sẽ có những chiến lược riêng để tạo nên hoàn thành chiến lược chung của cả nhóm.
- Bộ KPIs: để giúp mỗi nhân sự hiểu rõ nhiệm vụ của mình, xây dựng bộ KPIs là việc cần phải làm. Xây dựng KPI không chỉ là xây dựng nguyên KPIs của dự án mà cần phải phân chia chúng cho từng nhân sự để tính toán thời gian hoàn thành phần KPIs của dự án.
- Lộ trình thực thi: chính là thời gian bắt đầu tới thời điểm kết thúc và sắp xếp các giai đoạn của quy trình SEO một cách cụ thể cùng nhân sự chịu trách nhiệm thực thi.
Bước 2: Triển khai công việc dự án SEO
Sau khi có được bản kế hoạch chi tiết, bước tiếp theo trong việc quản trị đội SEO chính là triển khai công việc.
Giao việc thực chất là như thế nào?
Giao việc là một việc làm cần thiết của một Manager nói chung và quản trị đội SEO nói riêng. Bởi nhiệm vụ này vừa giảm bớt gánh nặng cho chính người quản lý vừa tạo điều kiện để nhân viên thể hiện được năng lực, kỹ năng của họ. Giao việc cho đội SEO một cách hiệu quả thì không phải ai cũng làm được.
Manager giao việc cho leader
Dựa vào bảng kế hoạch SEO thực thi, nhà quản lý tiến hành giao việc cho các leader một cách chi tiết nhất:
- Giao cho leader content: số bài cần viết, yêu cầu onpage, bố cục như nào.
- Giao cho leader link: số lượng link cần đi, yêu cầu về mặt chất lượng: DA, PA hay CF, TF.
- Thời gian giao việc: mốc thời gian cụ thể, theo tháng hoặc cho toàn bộ dự án.
Leader phân việc cho các member
- Leader content giao cho từng nhân viên số lượng bài viết cần hoàn thành trong mỗi tuần.
- Leader link sẽ phụ trách giao cho member số backlink cần đi hàng tuần.
Triển khai giao việc
Khi hiểu các công đoạn cần làm của bước giao việc, khi thực hiện, bạn nên sử dụng các công cụ hỗ trợ, điển hình như vidupm.com. Tại đây, mình xin hướng dẫn các bạn cách sử dụng công cụ vidupm để quản trị đội SEO.
Thêm người dùng vào dự án
Khi đã tiến hành phân việc thì bạn cần cố gắng phân rã nhân lực thành các nhóm nhiệm vụ cụ thể: SEO manager, leader link, leader content, member content, member link. Mỗi người cần có các thông tin cơ bản đi cùng như chức danh, email, số điện thoại liên hệ.
Tạo task và chỉ định task cho từng người
Task được chia làm 3 loại;
- List task dành cho các SEO Manager giao những đầu việc lớn cho leader
- Task dành cho leader giao việc trong vòng 1 tuần
- Sub Task: member đội content lên tiêu đề viết 1 tuần, với đội link thì cần lên số lượng cùng data đi xây dựng backlink của tuần đó
Và để giám sát nhân sự một cách tốt nhất, đánh giá xem họ có làm đúng như kế hoạch không, bạn cần phải thêm người thực thi, ngày bắt đầu cũng như kết thúc trong task.
Thêm cột mốc
Theo từng mục tiêu cụ thể mà bạn có thể thêm các cột mốc quan trọng vào dự án – Add Milestones.
Bước 3: Báo cáo SEO
Báo cáo SEO là bước không thể thiếu trong quá trình quản trị đội SEO. Chúng gồm 3 phần chính là báo cáo của đội content, đội link và báo cáo của SEO Manager với chủ doanh nghiệp hoặc khách hàng.
Báo cáo của đội content
Là đội content nên việc báo cáo khá đơn giản. Các vấn đề mà nhà quản trị đội SEO quan tâm là ai viết, viết bài nào, ngày viết. Còn các yêu cầu cơ bản, vốn có của nghề content như chất lượng bài viết, tối ưu Onpage thì bắt buộc các thành viên đội content phải làm đúng.
Báo cáo của đội link
Về phần đội link, việc báo cáo sẽ gồm công việc xây dựng backlink hàng ngày, hàng tuần, hàng tháng như thế nào. Từ đó, các leader có thể thống kê, đánh giá được số lượng cũng như chất lượng link.
Báo cáo của SEO Manager
Là bản báo cáo tới khách hàng hoặc chủ doanh nghiệp nên báo cáo này nhà quản trị đội SEO cần phải thật rõ ràng, đơn giản mà vẫn đầy đủ các yếu tố cốt lõi, phản ánh được mục tiêu bạn đã hoàn thành với cấp trên. Như thứ hạng, lưu lượng truy cập, số liên hệ, số đơn hàng thành công, doanh thu.
Một số công thức tính toán đơn giản như sau:
- Click dự kiến = CTR dự kiến x Search volume
- Số chuyển đổi marketing dự kiến = Click dự kiến x 3%
- Số chuyển đổi dự kiến cuối cùng = Số chuyển đổi marketing dự kiến x tỷ lệ chuyển đổi của sale
- Doanh thu dự kiến = Số chuyển đổi dự kiến cuối cùng x giá trị đơn hàng trung bình.
Bước 4: Giám sát và đo lường hiệu quả
Quản trị nói chung và quản trị đội SEO nói riêng thì không thể thiếu đi bước giám sát & đo lường hiệu quả.
Giám sát
Giám sát ở đây chính là giám sát việc hoàn thành KPIs, giám sát quy chuẩn chất lượng. Hiện nay, có rất nhiều công cụ giúp người quản lý giám sát từng khía cạnh:
- KPIS: vidupm.com
- Chất lượng nội dung: https://www.link-assistant.com/website-auditor/
- Nội dung trùng lặp và mỏng: https://urlprofiler.com
- Backlink: https://ahrefs.com
- Quy chuẩn backlink: https://seo-rank.my-addr.com/pa-da-cf-tf-lookup-prices.php
Đo lường
Đo lường chính là con số phản ánh tỷ lệ cuộn trang, số click link nội bộ, số comment, số facebook like, số liên hệ. Với các công cụ sử dụng là https://analytics.google.com, https://tagmanager.google.com.
Bài viết cần phải đọc: 5 Bước đo lường link nội bộ bằng Google tagmanager cực chính xác
Như vậy, để SEO Manager quản trị đội SEO một cách hiệu quả, mang lại hiệu suất công việc cao, hoàn thành mục tiêu thì cần phải trải qua 4 bước. Từ khâu xây dựng kế hoạch, phân việc, báo cáo tới giám sát và đo lường. Mỗi bước có một vai trò khác nhau và không thể thiếu trong quá trình quản trị đội nhóm SEO của mỗi nhà quản lý. Hy vọng với bài viết này TADECO sẽ giúp bạn phần nào về cách thức quản lý đội SEO.
